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Potenzia l’Analisi degli Acquisti con la Business Intelligence

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Perché non è più possibile sottovalutare l'importanza di un'analisi degli acquisti data-driven

Al fine di aumentare il più possibile i propri profitti, di solito le aziende scelgono di concentrarsi prevalentemente sull’incremento delle vendite dei loro prodotti o servizi (e in questo senso la Business Intelligence rappresenta un ottimo alleato per raggiungere tale scopo). Quest’approccio potrebbe essere riassumibile con una nota filosofia calcistica: vincere la partita facendo un goal in più dell’avversario.

Tuttavia, in un mondo sempre più imprevedibile e dalle implicazioni di portata globale, continuare a dare una maggior importanza o nobiltà al ciclo attivo a discapito del ciclo passivo non è più sostenibile nel lungo periodo. Infatti, questo tipo di visione “sales centric” sottovaluta il potenziale economico derivante da una gestione oculata degli approvvigionamenti, specialmente per quelle imprese che operano nel settore industriale e manifatturiero.

Fortunatamente, le aziende sono sempre più consapevoli del fatto che una scarsa gestione delle forniture, unita a un’inefficace analisi degli acquisti, impatta su:

  1. Cashflow: un aumento dei costi di acquisto riduce la liquidità a disposizione dell’azienda.

In quest’ambito, tra l’altro, l’introduzione della Business Intelligence permetterebbe anche un miglior controllo e monitoraggio dello stesso flusso di cassa.

  1. Rapporti con i fornitori: l’incapacità dell’impresa di pagare i fornitori nei tempi giusti, a lungo andare ne compromette le relazioni.
  1. Qualità della produzione e del servizio al cliente: la difficoltà dell’azienda di procurarsi materie prime di buona qualità (preferibilmente a prezzi bassi), comporta una produzione di minor pregio, con perdite in termini di vendite e di immagine.

Dei benefici che il raggiungimento di una produzione efficiente ed efficace può comportare, se ne è parlato in maniera più specifica in questo articolo.

  1. Resilienza delle catene di fornitura: un’errata valutazione delle performance di approvvigionamento impedisce la distinzione tra fornitori affidabili e inaffidabili, rendendo l’organizzazione potenzialmente a rischio di possibili carenze o interruzioni del flusso in entrata.
  1. Performance del ciclo produttivo: scorte eccessive comportano l’impiego di spazi e risorse che sarebbero potute essere adoperate in modi alternativi più convenienti, scorte inferiori alle necessità di produzione generano inutilizzo delle macchine e ritardi nella distribuzione dei prodotti, con conseguente insoddisfazione dei clienti.

A fronte di tutte le potenziali ripercussioni suddette, si può ben comprendere come mai al giorno d’oggi un purchase management ottimizzato e basato su un’analisi degli acquisti data-driven debba essere necessariamente considerato come un obiettivo strategico che deve essere attivamente perseguito dalle aziende. Sfortunatamente, questa ottimizzazione non può essere raggiunta sfruttando soltanto i tradizionali fogli di calcolo e i software gestionali, a causa sia della loro mancanza di versatilità che delle loro ridotte capacità analitiche e di integrazione di dati provenienti da fonti diverse. C’è bisogno di qualcosa di più performante, c’è bisogno della Business Intelligence.

La Business Intelligence al servizio dell’analisi degli acquisti

Introdurre la Business Intelligence al proprio reparto acquisti significa aiutare i manager ad avere informazioni più complete e precise sui processi di acquisto e sulle prestazioni dei fornitori, rendendole più trasparenti e quindi analizzabili correttamente. L’obiettivo che si vuole perseguire è quello di permettere alle organizzazioni di potenziare la propria capacità di analisi degli acquisti, di mitigare l’asimmetria informativa esistente e, quindi, di riguadagnare il controllo sulle condizioni economiche e sui livelli di servizio delle catene di fornitura.

Un incremento di potere che da un lato può portare ad avere il coltello dalla parte del manico durante le trattative con i fornitori (per contrattare condizioni più favorevoli, se non per stabilire anche la conclusione del contratto), dall’altro può dare il via all’evoluzione della relazione di fornitura verso un livello molto più simbiotico, fino ad arrivare all’istituzione di vere e proprie partnership. 

Del resto, se è vero che l’azienda ha bisogno di beni e materie prime di qualità entro la data di consegna richiesta e se è pur vero che il fornitore vuole ottenere più guadagni possibili, soltanto la possibilità di individuare correttamente quali sono i punti critici del processo di fornitura e il saperli comunicare con chiarezza può portare a una cooperazione fruttuosa e alla reciproca fiducia. Una collaborazione trasparente e ottimizzata che poi si riflette sulla capacità di rispondere alla domanda dei clienti, oltre che sulla qualità dei prodotti finali e sulla customer satisfaction.

I benefici dell’implementazione di un tool di BI all’interno del reparto acquisti, però, non si fermano qui. La Business Intelligence consente di riprendere il controllo dei propri big data e di aumentarne l’affidabilità, con conseguente incremento della fiducia nella correttezza dell’analisi degli acquisti e nel processo decisionale complessivo. Infatti, grazie alla possibilità di aggiornamento automatico, nonché alla capacità sia di integrazione di più data source sia di fungere da unico portale di informazioni, i manager possono avere dati sempre up-to-date e privi di conflitti interpretativi, eliminando così sul nascere le possibili incomprensioni o gli equivoci derivanti da basi informative diverse e non comunicanti.

Il modulo “Analytics Purchase” di Infodati a fianco della moderna analisi degli acquisti

Per permettere ai propri clienti di beneficiare sin da subito dei vantaggi che uno strumento di Business Intelligence può portare sotto il profilo del purchase management, Infodati ha progettato un modulo ready-to-use basato sulla piattaforma Qlik e dedicato interamente all’analisi degli acquisti.

Il manager ha bisogno di verificare l’affidabilità di consegna dei suoi fornitori e di poterli confrontare sulla base delle loro performance? Il modulo “Analytics Purchase” prevede al suo interno una serie di grafici, tabelle, metriche e KPI di facile lettura e visualizzazione, in grado di mettere il manager nella posizione di individuare immediatamente, ad esempio, la puntualità o il ritardo nella fornitura, oltre che le quantità e i valori già evasi o ancora da evadere (anche sotto il profilo del trend temporale).

All’interno di questa soluzione, tutto è stato opportunamente progettato dagli esperti BI di Infodati avendo bene in mente quali siano le attuali esigenze dei professionisti degli acquisti aziendali e, pertanto, le statistiche a loro più utili, con un’attenzione particolare nel cercare di fornire la migliore potenza di analisi e di comprensione delle diverse catene di fornitura. L’elevata interattività e dinamicità delle dashboard, inoltre, costituisce l’immancabile ciliegina sulla torta.

Se a tutto questo si aggiunge anche che il modulo può essere implementato rapidamente (non a caso viene chiamato “acceleratore”), non ci sono dubbi sul fatto che possa essere immediatamente utile a un reparto che vuole davvero diventare e mantenersi data-driven.

Conclusioni

Su richiesta, inoltre, il team Business Intelligence di Infodati offre anche l’opportunità di andare oltre lo standard di base del modulo, con possibilità di personalizzare le relative dashboard e di implementare KPI aggiuntivi o alternativi.

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