L’archiviazione digitale dei documenti è un nuovo approccio al business.
Nell’era digitale, l’archiviazione documentale diventa fondamentale per le aziende, enti pubblici e privati per gestire al meglio le informazioni. Infatti, ancora molte aziende sono sommerse dalla carta e continuano a stampare, aumentando lo spreco. Cosa fare al riguardo? La soluzione è quella di prevedere un sistema di archiviazione innovativo, non solo per ridurre i costi della carta e degli archivi, ma anche per migliorare e accelerare il lavoro.
Cos’è l’archiviazione documentale?
L’archiviazione documentale è il processo di organizzazione, gestione e conservazione dei documenti aziendali in formato digitale. Passare dal cartaceo al digitale non significa solo risparmiare spazio, ma rendere il patrimonio informativo aziendale sicuro, ricercabile e legalmente valido. Quando si parla di archiviazione digitale, si pensa alla dematerializzazione, ovvero il processo di sostituzione dei documenti cartacei con quelli digitali. Tuttavia, l’archiviazione documentale è utilizzata anche per i documenti che nascono già in formato digitale, in questo caso si parla di digitalizzazione. Una gestione documentale ben strutturata garantisce alle aziende una riduzione significativa dei costi e accelera i processi di business.
Archiviazione documentale vs conservazione a norma: facciamo chiarezza
Spesso i termini vengono usati come sinonimi, ma per un’azienda la differenza è sostanziale e riguarda il valore legale dei dati.
Archiviazione digitale: l’efficienza al primo posto
L’archiviazione documentale digitale consiste nel trasformare o salvare i documenti in file elettronici all’interno di un sistema organizzato. L’obiettivo principale è la reperibilità: grazie a metadati e sistemi di ricerca avanzata, puoi trovare un documento in pochi secondi, eliminando la confusione dei faldoni fisici e i rischi di smarrimento.
Conservazione sostitutiva: Il valore legale nel tempo
A differenza della semplice archiviazione, la conservazione a norma (o sostitutiva) è un processo informatico regolamentato dalla normativa italiana (AgID). Attraverso l’apposizione di firma digitale e marca temporale, il documento acquisisce una validità legale opponibile a terzi. Solo questo processo ti permette di distruggere legalmente il cartaceo originale, mantenendo la piena conformità fiscale e civilistica.
Le tre tipologie di archiviazione documentale
Archiviazione cartacea
Riguarda la conservazione dei documenti in formato fisico o cartaceo. Il metodo in questione è quello più tradizionale,cioè i documenti vengono raccolti e conservati in faldoni, schedari etc. Quali sono i vantaggi di un archiviazione cartacea? Informazioni accessibili in tempo reale, originalità dei documenti a livello legale, assenza di attacchi hacker o possibili virus
E gli svantaggi? Essendo raccolti in faldoni, occupano molto spazio, rischiano di deteriorarsi, di essere distrutti o persi. Inoltre, la ricerca di un’informazione è lenta, richiede molto tempo e può avvenire solamente in un luogo preciso (es. dove si trovano).
Archiviazione digitale
In questo caso i documenti vengono archiviati in formato elettronico tramite un software di gestione documentale. I vantaggi sono immediati: risparmio di spazio, perché non è necessario conservare il cartaceo, accessibilità in tempo reale, sostenibilità ambientale che si traduce in minore carta stampata e maggiore sicurezza, grazie al controllo degli accessi e al backup. Esistono anche degli svantaggi però: dipendenza dalla tecnologia per gli strumenti utilizzati e la necessità di internet per l’accesso al sistema, rischio di attacchi informatici da parte di hacker e costi iniziali importanti per l’acquisto del DMS (Document management system) e la messa in servizio.
Soluzioni ibride
Queste combinano l’archiviazione cartacea insieme a quella digitale e vengono utilizzate quando è necessario conservare i documenti sia digitalmente sia fisicamente. In questo caso i documenti cartacei originali, che hanno valore legale, vengono conservati fisicamente e poi scansionati per ottenere la conservazione digitale dei documenti.
Un sistema di archiviazione documentale innovativo non solo riduce i costi della carta e degli archivi, ma migliora anche la qualità del lavoro.
Come archiviare i documenti in azienda?
L’archivio documenti aziendali è fondamentale per garantire una buona gestione, organizzazione e sicurezza delle informazioni, per ridurre i tempi di ricerca dei documenti, per aumentare l’efficienza operativa e per garantire una maggiore sicurezza delle informazioni. Per stilare un piano di archiviazione efficace è necessario rispettare delle semplici regole come: definire la tipologia dei documenti, la classificazione per importanza, le tempistiche di conservazione, decidere come organizzare l’archivio (cartaceo, digitale o soluzione ibrida), impostare la struttura dell’archiviazione, cioè quali sono le cartelle, le sottocartelle, le etichette ed identificare una nomenclatura chiara. Inoltre, occorre decidere la tecnologia da utilizzare, se si opta per l’archiviazione digitale o soluzione ibrida. Infine, è opportuno garantire la protezione e la sicurezza dei documenti.
I vantaggi dell’archiviazione digitale dei documenti aziendali.
La digitalizzazione dei documenti ha portato numerosi vantaggi alle aziende, permettendo così di essere più competitive e ottimizzando il modo di lavorare. Ma quali sono i principali vantaggi di un archivio digitale?
Risparmio in termini di spazio fisico, con la riduzione dell’utilizzo di archivi cartacei, e anche in termini di costi operativi diminuendo l’utilizzo della carta e della stampante (sostenibilità ambientale).
Maggiore accessibilità ai documenti in un unico spazio e con recupero rapido delle informazioni.
Sicurezza e protezione dei dati come controllo di accesso, crittografia e rispetto delle normative sulla privacy.
Ricerca immediata: riduzione del 40% del tempo speso dai dipendenti per ritrovare informazioni.
Qual’è la normativa sull’archiviazione documentale?
Il principale riferimento normativo italiano è il CAD: Codice dell’Amministrazione Digitale che è stato introdotto con il decreto legislativo n. 82/2005 ed aggiornato in seguito. Il CAD fornisce le linee guida per una corretta gestione e conservazione dei documenti informatici, come ad esempio le tempistiche di archiviazione digitale dei documenti, quali documenti devono essere conservati in modo digitale e dove devono essere archiviati.
Qual è il software per l'archiviazione documenti più adatto per le aziende?
Non c’è una risposta corretta, perché questa dipende da diversi fattori: le esigenze del cliente, le dimensioni dell’azienda, il volume dei documenti, la tipologia di settore etc. Infodati, da oltre 35 anni, opera nel settore dell’Information Technology e supporta le aziende nel decidere gli strumenti più idonei per il proprio business.
L'Archiviazione Documentale nel flusso di lavoro quotidiano
Un software di gestione documentale non è un “faldone digitale” passivo, ma un motore che accelera ogni reparto aziendale. Ecco come si integra nei tuoi processi:
Ciclo passivo: automazione dalla fattura al pagamento
Dimentica l’inserimento manuale dei dati. Con l’archiviazione documentale integrata, la ricezione della fattura elettronica innesca un workflow automatico: il documento viene inviato al responsabile per l’approvazione e archiviato istantaneamente, pronto per la riconciliazione contabile.
Vantaggio: zero errori di data-entry e controllo totale sulle scadenze.
Risorse umane: gestione protetta dei dati sensibili
La gestione dei dipendenti genera una mole enorme di documenti critici. Un unico archivio protetto permette di gestire contratti, cedolini e documenti d’identità in conformità con il GDPR.
Vantaggio: accesso profilato (solo chi ha i permessi vede i dati) e condivisione sicura con il consulente del lavoro.
Qualità e sicurezza: audit-ready in ogni momento
Durante un’ispezione o un audit di qualità, la velocità di reperimento delle prove è tutto. Verbali di manutenzione, certificazioni ISO e schede tecniche sono catalogati e pronti all’uso.
Vantaggio: superamento degli audit senza stress e garanzia di operare sempre con la documentazione tecnica più aggiornata.
Per quanto riguarda il mondo dell’archiviazione documentale, Infodati offre diverse opzioni:
ARXivar, un software di gestione documentale per la digitalizzazione di tutti i documenti, che crea un flusso di lavoro snello e veloce. Ideale per chi cerca automazione dei processi (Workflow) e integrazione spinta con il sistema produttivo.
Zucchetti Infinity DMS è il software ideale per la gestione integrale di tutti i documenti, direttamente sul web, organizzando il lavoro nel cloud e creando delle automatizzazioni dei flussi di lavoro.
Conservazione Zucchetti, il software per la conservazione documentale che è versatile, integrabile ed efficiente. La scelta perfetta per chi già utilizza l’ecosistema Zucchetti e cerca una gestione fluida delle risorse umane e dell’amministrazione.
Vuoi avere maggiore informazioni e capire qual è il software di archiviazione documenti ideale per la tua azienda? Contattaci
Consulta le FAQ
Cos'è la conservazione sostitutiva e perché è obbligatoria per legge?
La conservazione sostitutiva è il processo legale che garantisce l’autenticità e l’integrità dei documenti informatici nel tempo, permettendo di eliminare gli archivi cartacei originali in totale sicurezza normativa.
Quali sono le tre tipologie di archivio documentale?
1 Archivio corrente che riguarda i documenti che devono essere consultati frequentemente
2 Archivio di deposito, in questo caso i documenti sono consultabili sporadicamente, ma devono essere facilmente recuperabili
3 Archivio storico, sono tutti quei documenti di valore storico, culturale che devono essere conservati per la memoria.
Quali sono i metodi di archiviazione?
I metodi di archiviazione maggiormente utilizzati sono i seguenti: cartaceo, cioè le informazioni vengono conservate fisicamente in un determinato posto, mentre quello digitale avviene grazie all’utilizzo di un software specifico.
Qual’è la differenza tra archiviazione documentale e conservazione a norma?
La differenza tra l’archiviazione e la conservazione sostitutiva sta nell’obiettivo che si pone un’azienda, nel senso che l’archiviazione documentale si focalizza su come me vengono organizzati i documenti archiviati, mentre la conservazione sostitutiva ha una valenza legale e permette di poter eliminare il cartaceo.
Come si integra un software di gestione documentale con l'ERP aziendale?
I nostri sistemi DMS si collegano tramite API o connettori nativi ai principali gestionali, permettendo di archiviare automaticamente bolle, fatture e contratti senza inserimento manuale dei dati.