Archiviazione documenti aziendali: il software ARXivar
Archiviazione documenti aziendali: dalla carta al controllo totale
Gestire l’archiviazione dei documenti in azienda non significa solo liberare spazio dagli scaffali o fare delle scansioni in PDF. Se i tuoi dipendenti perdono ore per cercare una fattura, un contratto o una bolla di consegna tra decine di cartelle sul server aziendale, hai un problema di inefficienza che rallenta tutto il tuo business.
Efficienza e Sicurezza con ARXivar: la soluzione software per salvare, gestire e proteggere le tue informazioni
La dematerializzazione e un sistema di archiviazione documentale strutturato ti permettono di passare dal caos cartaceo e digitale a un ecosistema intelligente. Con ARXivar, la soluzione top di gamma selezionata da Infodati, trasformi ogni singolo file in un dato vivo, ricercabile istantaneamente e collegato ai tuoi processi aziendali. ARXivar è la soluzione ideale per la gestione documentale della tua impresa. Migliora le prestazioni aziendali implementando processi automatizzati, con strumenti avanzati di controllo e reportistica. Organizza le informazioni in pratiche o fascicoli, per facilitare l’accesso immediato nei vari comparti aziendali.
Ha un flusso di lavoro rapido e intuitivo. La priorità assoluta è la sicurezza aziendale: garantiamo la conformità legale dei documenti e li proteggiamo con alti standard di crittografia.
Perché un semplice “Cloud” non basta per l’archiviazione documenti?
Molte aziende confondono l’archiviazione digitale con il salvataggio dei file su Dropbox o Google Drive. Un vero software di archiviazione documenti fa molto di più:
- Fascicolazione elettronica: Raggruppa automaticamente tutti i documenti relativi a un singolo cliente, progetto o commessa (es. offerta, contratto, email, DDT, fattura) in un unico fascicolo virtuale.
- Ricerca intelligente: Non devi più ricordare in quale cartella hai salvato un file. Grazie alla profilazione con metadati e alla ricerca full-text, trovi qualsiasi documento in meno di 3 secondi, digitando semplicemente una parola contenuta al suo interno.
- Gestione versioni e revisioni: Il sistema tiene traccia di chi ha modificato un documento e quando, garantendo che tutti i dipendenti lavorino sempre sull’ultima versione aggiornata senza sovrascritture accidentali.
I vantaggi di Arxivar:
Le Funzionalità Avanzate per un Ufficio “Paperless”
Integrazione con ERP aziendale
Il sistema di archiviazione documenti dialoga in modo nativo con il tuo gestionale, catturando e archiviando automaticamente i documenti nel momento stesso in cui vengono creati.
Accessibilità
Accesso alle informazioni da qualsiasi luogo e dispositivo, in modo intelligente.
Sicurezza e privacy
Proteggi i tuoi dati sensibili. Imposta permessi granulari per decidere esattamente chi può visualizzare, modificare o stampare un determinato documento, tracciando ogni singolo accesso nel pieno rispetto della privacy. La crittografia dei dati con standard di protezione top level garantisce un sistema documentale ad altissima affidabilità.
Workflow e approvazioni
L'archiviazione è solo l'inizio. ARXivar permette di instradare i documenti verso chi deve approvarli (es. una fattura fornitore verso l'amministrazione o un contratto verso il direttore), automatizzando i processi aziendali.
Condivisione
Condivisione e controllo delle informazioni con l’impostazione di personalizzati livelli di accesso.
Conservazione sostitutiva a norma di legge
Digitalizza i tuoi documenti fiscali e legali garantendone il valore probatorio nel tempo. Mantieni la piena conformità alle normative italiane ed elimina definitivamente la necessità di conservare gli originali cartacei.
Se vuoi conservare, condividere e consultare i tuoi documenti in massima sicurezza
Non limitarti a comprare un software di archiviazione documentale, affidati a un partner strategico. In Infodati analizziamo i flussi documentali della tua azienda e disegniamo un’infrastruttura su misura che si adatta al tuo modo di lavorare, non viceversa. Garantiamo la massima sicurezza dei dati e ti affianchiamo in ogni fase, dall’installazione alla formazione del personale, per trasformare davvero la tua azienda in una realtà sostenibile e paperless. La nostra esperienza e le soluzioni software all’avanguardia diventano alleati di valore nel percorso di digitalizzazione. Infodati ti supporta nel cambiamento, migliorando la competitività della tua impresa e rendendola più efficiente e sostenibile.
Consulta le faq
Cos'è ARXivar?
Arxivar è una piattaforma per la gestione documentale e dei processi aziendali, sviluppata per migliorare l’efficienza e la sicurezza nella gestione dei documenti.
Quali sono le funzionalità principali di ARXivar?
Include archiviazione elettronica dei documenti, gestione dei flussi di lavoro, firma digitale e conservazione sostitutiva a norma di legge.
ARXivar è adatto per le piccole e medie imprese?
Sì, Arxivar è scalabile e personalizzabile, rendendolo adatto per aziende di qualsiasi dimensione.
Quali vantaggi offre ARXivar rispetto ad altri software di gestione documentale?
Arxivar offre un’integrazione completa con altri sistemi aziendali, un’interfaccia intuitiva e funzionalità avanzate per la gestione dei documenti e dei processi.
Come posso accedere a ARXivar?
Arxivar è accessibile tramite una connessione internet e può essere utilizzato su desktop e dispositivi mobili, garantendo massima flessibilità e accessibilità.
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